MÓDULOS

Módulo de Inscripción de Aspirantes:
El sistema permite la inscripción, el registro de la información de los aspirantes, el control de la inscripción de los programas que ofrece la institución, ya sea que esta inscripción se realice por internet o de forma presencial, en base al pago de los derechos de inscripción o sin necesidad de este pago, anexos para la recepción de documentación y el proceso de validación de estos.

Todos los datos ingresados por el aspirante quedan capturados en los formularios de la hoja de vida del estudiante la cual comprende:

Datos personales y de ubicación
Inscripciones a programas
Estudios realizados
Información laboral
Información familiar
Medios de promoción
Medios de contacto

Módulo de Hojas de Vida:
Dentro del sistema se implementa la opción de que sea el mismo aspirante que registre la información de inscripción y hoja de vida vía Web, estos datos incluyen los de la hoja de vida y los académicos, de tal forma que permitan ser tabulados con el fin de obtener datos estadísticos e informes detallados del proceso. Los datos están contenidos en los siguientes formularios:

Hoja de vida básica
Inscripciones a programas
Estudios realizados
Información laboral
Información familiar
Medios de promoción
Medios de contacto

Módulo de Homologaciones*:
Este módulo, amplía los procesos de Inscripción, Admisión y Selección; ayudando al usuario en la verificación de las asignaturas que los aspirantes desean homologar en la institución, para las transferencias externas, traslados internos y reingresos:

El proceso permite que los inscritos a los programas que solicitan reingreso, traslado interno o transferencia externa sean redireccionados a los programas académicos a los que aspiran.

Módulo de Procesos de Selección y Admisión de Aspirantes*:
Este módulo provee las herramientas necesarias para personalizar el proceso de selección de aspirantes hasta la admisión a la Institución.

Los módulos permiten definir cuantas etapas tiene el proceso de selección y de que tipo son estas: Entrevistas, exámenes, evaluación de datos y comités de evaluación. Permite que los datos de cada etapa sean registrados en el sistema.

Módulo de Estructura Académica y Planes de Estudio:
La estructura Académica incluye los datos y procesos que conforman la estructura curricular de la universidad y de cada programa académico. Al ser creado un nuevo programa se inicia y permite realizar el mantenimiento de este, de acuerdo con los cambios que sean requeridos sobre este.

El sistema les permite a los usuarios definir unidades académicas en las cuales se pueden establecer asignaturas para cursos de educación continuada, con todas las características de una asignatura regular: grupos, horarios, salones y docentes. Para que los estudiantes puedan registrar estas asignaturas se deben incluir en el plan de estudios de cada programa académico las asignaturas de la educación continuada sin incluir los grupos, horarios, docentes y salones.

Módulo de Inscripción de Asignaturas:
Este módulo incluye el proceso de identificación de las asignatura que el estudiante debe cursar durante cada período académico y crea la carga académica del estudiante, recogiendo toda la información histórica y se identifican las asignaturas que puede cursar en el período siguiente, teniendo en cuenta los requisitos, co-requisitos, perdida de asignaturas, total de créditos, niveles consecutivos que se pueden cursar y los planifica en la carga académica respectiva de cada alumno y posteriormente le permite realizar la inscripción de las mismas en los horarios ofrecidos.

Módulo de Registro de Calificaciones:
Este módulo comprende el registro y modificación de las calificaciones parciales de cada asignatura de cada plan de estudios desde Internet, para esto se le asignan y controlan las claves a los docentes de la Universidad para cada programa académico en que imparten clases.

Módulo de Cierre de Periodo Académico:
Al finalizar el período académico el sistema permite el cálculo las notas definitivas con base en las notas parciales y a los parámetros dados para tal fin, con esto el sistema puede determinar el estado académico del estudiante para el siguiente período. Incluye las siguientes operaciones:

Cálculo y recalculo de todas las notas definitivas de todos los estudiantes por programa académico
Con base en los parámetros dados al sistema, este realiza la identificación y control de pérdida de materias.
Además, realiza la identificación y control de la pérdida de período. Es decir, los alumnos que deben repetir solo las asignaturas que reprobó durante el período (Ejemplo: segunda vez que se pierde una asignatura o tres asignaturas en repetición)
Permite realizar la identificación y control sobre la pérdida de cupo de acuerdo con parámetros dados al sistema y la inactivación de estos estudiantes.
De igual forma realiza el cálculo de promedios del semestre y acumulados.

Pasa los estudiantes que terminan asignaturas al estado de pendientes para grado.

Módulo de Certificados y Constancias:
El sistema tiene una opción especial para generar certificados y constancias a partir de una plantilla de Word definida de antemano, se genera sobre ella los datos necesarios del certificado o la constancia de estudios, estas plantillas pueden ser modificadas de acuerdo con las circunstancias y ajustadas rápidamente, además proporciona una opción de consulta de todos los datos del estudiante para que el documento solicitado pueda ser complementado en Word.

Adicionalmente el sistema incluye una serie de vistas de usuario con la conjugación de toda la información de los estudiantes, programas, planes, etc., el cual puede ser manipulado por usuarios no expertos y con herramientas más genéricas de estadísticas como el SPSS o por ODBC desde Excel.

Módulo de Cursos de Extensión*:
Este módulo permite un manejo más suelto de los estudiantes y de los cursos, permitiendo que los cursos sean creados de forma dinámica y los estudiantes puedan estar cursando varios cursos simultáneamente:

Se pueden parametrizar los cursos para cualquier rango de duración y cualquier fecha de inicio y final, al igual que el rango de fechas para inscripción, el valor y el cupo de estudiantes para abrir el curso.
Si se requiere el sistema puede controlar requisitos entre cursos o entre asignaturas de cada curso, evitando que los estudiantes salten algún orden cronológico en los cursos, de igual forma permite homologar unos cursos con otros para facilitar la evolución del estudiante.
Un solo usuario con un solo código para cada estudiante, con el cual puede inscribirse a cursos de forma simultánea y con diferentes intensidades y duraciones.
Manejo similar a los programas regulares con captura y consulta de notas, cálculo de definitivas, certificación de culminación de curso, etc.

Módulo de Consultorio jurídico*:
Este módulo se encarga de realizar el control y seguimiento de los diferentes consultorios jurídicos de la facultad de derecho de la institución, se compone de consulta, peritajes y procesos jurídicos, para los cuales se realiza la parametrización correspondiente de tal forma que se pueda llevar el control académico de los mismos.

Módulo de Recibos de Pago:
Este módulo se compone de las operaciones que involucran pagos de conceptos académicos de matrícula para estudiantes nuevos y antiguos, incluye la generación del recibo de pago, la publicación Web del mismo permite cruzar los datos proporcionados del banco sobre los pagos recibidos y los recibos generados.

Módulo de Matrícula:
Este módulo se compone de las operaciones que involucran pagos de conceptos académicos de matrícula para estudiantes nuevos y antiguos, incluye la generación del recibo de pago, la publicación Web del mismo permite cruzar los datos proporcionados del banco sobre los pagos recibidos y los recibos generado. Incluye las siguientes operaciones:

Generación automática de acuerdo con los parámetros del monto del pago para matricula de estudiantes antiguos y nuevos.

Parametrización del cálculo del recibo con base a múltiples factores individuales y grupales como:

Definir el valor base de la matrícula de acuerdo con el programa o por periodo de ingreso de los estudiantes.
Incluir cargos y descuentos a la matricula con base en información de cada estudiante como los convenios a los que pertenece, parentescos o afinidad parental de acuerdo con parámetros dados por la institución, créditos económicos de ICETEX, bancos o entidades crediticias, becas o incentivos económicos otorgados por la institución.
Cargos y descuentos nominales adquiridos directamente por el estudiante, es decir valores a sumar o restar en la matricula por saldos a favor de periodos anteriores o cargos por pagos incompletos, al igual que cualquier novedad especifica al respecto.
Publicación en Internet del recibo de pago para ser descargado por el aspirante o estudiante sin necesidad de acudir a la universidad a reclamar este.
Permite subir al sistema los archivos planos de los pagos que envían los bancos para el control de matriculados y derechos de inscripción.
Con los datos del banco se activan las inscripciones de los aspirantes y se realiza la matrícula de los estudiantes antiguos.
El sistema permite recalcular los valores de las matrículas de los estudiantes que realizan pagos en diferentes métodos de pago por ventanilla aceptando cambios en el monto y el posterior reflejo en el recibo presentado por la Web.
Administración de las cuentas por pagar y los recibos de pago (facturas), es decir que se les permite a los funcionarios realizar ajustes en las fechas de pago, crear o anular facturas de pago y fragmentar pagos de una misma cuenta por cobrar.

Módulo de Otros Ingresos*:
Este módulo extiende el manejo del módulo de Recibos de Pago para que controle otro tipo de pagos que sean generados por la institución, estas cuentas por pagar independientes a la matricula se amplía en las siguientes opciones:

En el portal de los estudiantes se agrega una opción para que ellos puedan solicitar el inicio de un trámite que requiera pago anticipado, como un certificado o una copia de carné.
Los diferentes usuarios podrán generar cuentas de cobro a los estudiantes para que ellos las puedan ver y descargar desde su portal, por ejemplo: deudas de biblioteca, de bienestar estudiantil, etc.
El sistema opera similar a los pagos de matrícula, es decir que los valores pueden ser ajustados por el administrador y de igual forma anulados.
También los pagos se cruzan con el informe bancario de pagos recibidos por este.

Módulo de Becas e Incentivos:
Este módulo extiende el manejo de los estados del estudiante en donde se registran los diferentes incentivos del estudiante como una simple novedad y les da una profundidad en el manejo de estos con las siguientes características:

Se crea una trazabilidad entre los incentivos otorgados por la institución a los estudiantes y sus compromisos para mantener periodo a periodo activo el incentivo, es decir que si se le otorgo una beca por algún concepto el sistema ayuda a corroborar que este se mantenga en cada semestre o en dado caso alerta su retiro.
El sistema permite realizar distinción entre los diferentes incentivos de acuerdo con como se obtuvieron, ya sea obtenidos por estados permanentes o por estados transitorios, es decir si el incentivo se mantiene en la carrera sin importar los resultados obtenidos o por el contrario se deben revisar periódicamente (Los incentivos pueden ser obtenidos por labores académicas como promedios altos, por labores deportivas, labores administrativas o investigativas).
El sistema permite calcular de acuerdo por los parámetros establecidos por la institución que estudiantes son candidatos por obtener una beca académica, realizando un análisis de los datos y proponiendo a los candidatos a estos incentivos, el administrador debe indicarle al sistema quienes fueron los beneficiados y el porcentaje

Módulo de Docentes:
Con este módulo se pueden definir las hojas de vida de los docentes, sirve como base para los otros módulos y contiene los siguientes formularios para l captura de la información

Hoja de vida básica con los siguientes datos
Estudios realizados
Información laboral
Medios de contacto

Módulo de Evaluación Docente:
En las instituciones educativas es necesario realizar una evaluación del desempeño de los profesores en cada período académico, para esto se realizan una serie de encuestas a los estudiantes, a los jefes de los docentes y la auto evaluación de sí mismos. A cada docente se le pueden asociar diferentes exámenes y diferentes ponderaciones a los resultados y múltiples criterios de evaluación.

Módulo de Horario Docente*:
Este módulo le da la opción a la Institución de que cada docente indique cual va a ser su distribución laboral durante el periodo académico (Semestre), con las siguientes características:

Se pueden parametrizar las labores del docente en toda la variedad que se requiera utilizar basada en las actividades más generales como: docencia directa, investigación, gestión administrativa, extensión y docencia indirecta
Toma del sistema las asignaciones de clases y las coloca predeterminadas y de forma automática en el horario del docente, este no la puede modificar ni cruzar con otra actividad
El docente puede acceder y completar su horario con las diferentes actividades que va a realizar indicando el lugar y una descripción de estas.
Los programas académicos pueden validar esta distribución y realizar las observaciones que consideren pertinentes al respecto.
Estos datos se pueden cruzar posteriormente con la evaluación docente para determinar topes y porcentajes de dedicación del docente.

Módulo de Contratación Docente*:
En este módulo se dan los pasos necesarios para realizar el proceso de contratación de los docentes que se requieren en la institución, respecto de los diferentes cargos y las condiciones con las cuales será contratado, tales como tiempo, valor de hora, tipo de contrato, entre otros.

Módulo de Egresados*:
Este módulo les permite a los usuarios de la Universidad hacerle seguimiento a los egresados de la institución y agregarle más información a la hoja de vida, cuenta con las siguientes opciones:

El sistema le mantiene al egresado la misma hoja de vida del estudiante y toda la información académica de todos los programas académicos que el estudiante hubiese cursado en la Universidad tanto de pregrado como de postgrado. Esta información es:
- Hoja de vida básica
- Medios de contacto
- Inscripciones realizadas
- Información laboral
- Programas cursados, calificaciones definitivas y estados obtenidos durante la carrera
Búsqueda de los egresados por los datos básicos de él.
El sistema le permite al usuario ingresarle información sobre los méritos y logros obtenidos por el egresado de la Universidad, esto incluye la fecha de obtención del logro, el tipo de logro obtenido (publicación, galardón, asociación a entidades y otros) y descripción del logro obtenido.

Módulo de Paz y Salvo de Grados*:
Este módulo permite a los estudiantes que desean graduarse realizar su proceso de obtención de paz y salvo en las dependencias de la institución, se parametriza el proceso desde que el estudiante realiza la inscripción, validando si cumple con los requerimientos establecidos para iniciar con el proceso de grado, el tipo de grado, el costo de los derechos de grado, titulo a obtener entre otros.

Módulo de Proyectos de Investigacion*:
Este módulo permite ingresar los diferentes proyectos de investigación que se lleven a cabo en la institución por parte de los estudiantes y docentes, se compone principalmente de:

Creación y mantenimiento de grupos de investigación donde se puede conocer el director y docentes que dirigen el grupo y los diferentes estudiantes que hacen parte de él, el área de investigación.
Convocatorias para proyectos de investigación, donde los grupos podrán hacer sus propuestas de proyectos de investigación, los recursos y planteamiento general del proyecto que desean realizar y el respectivo proceso de aceptación o rechazo del proyecto por parte de la institución.
Control de los datos asociados a la investigación de la institución tales como: Redes de investigación, productos, patentes, ponencias nacionales e internacionales, etc.
La información de los diferentes proyectos de investigación que se llevan en la institución y el grupo que los gestiona, al igual que una serie de información relativa a este:
- Financiera: Origen y monto de los recursos del proyecto, partidas y contrapartidas internas, de otras instituciones y de Colciencias.
- Integrantes: Lista de docentes y estudiantes que forman parte del proyecto y sus respectivas responsabilidades al interior de este.
- Cronograma del proyecto, etapas y tiempos para la ejecución del proyecto.
- Objetivo principal, objetivos específicos y Productos esperados al finalizar el proyecto.
- Alcance, bibliografía, metodología del proyecto

Módulo de Encuestas*:
Este módulo es independiente a la evaluación docente, ya que está destinado a ser una herramienta de retroalimentación entre la institución y el resto de la comunidad académica:

Se pueden definir encuestas, grupo de respuestas y preguntas, en forma jerárquica, de tal forma que es posible crear múltiples modelos de encuestas.
Las encuestas pueden ser dirigida a diferentes poblaciones; docentes, estudiantes, aspirantes, egresado, funcionarios y anónimas (para público en general)
El sistema se puede parametrizar para generar solo encuestas a un determinado grupo de la población académica: por ejemplo, se pueden incluir solo los estudiantes de género femenino o mayores de 20 años, o los que cursan un programa en específico.
Los resultados son exportados a Excel para que la institución realice el tratamiento que desee sobre los resultados.

Módulo de Infraestructura*:
Este módulo ayuda a la mejor distribución de los salones al inicio del periodo académico, el sistema utiliza los datos de los grupos y horarios para establecer que horarios son necesario asignar a los salones disponibles de la institución, busca la mejor forma de distribuir los grupos en los salones ya sea manteniendo los grupos en el mismo salón, como buscando una mejor distribución aunque sea necesario separar los bloques en diferentes salones, este proceso toma en cuenta el número de estudiantes inscritos a cada grupo y compara con la cantidad de lugares disponibles en cada salón, también permite una variación de control sobre el cupo necesario para asociar el salón, es decir que si el salón puede llegar a tener un sobre cupo de N estudiantes y de igual forma tener una cantidad N de puestos libres, también realiza.

Cuenta con herramientas de búsqueda para encontrar la lista de salones que tienen uno o más bloques disponibles en rangos de hora y de igual forma bloques ocupados, además del horario de cada salón y de cada grupo.

Módulo de Recursos Educativos*:
Este módulo permite crear la lista de los diferentes recursos educativos, ya sean dispositivos de proyección y presentación de imágenes, como elementos deportivos, musicales, etc., tanto como el control de aulas destinadas a labores específicas que pueden ser reservados por los estudiantes y docentes:

Lista de equipamiento disponible para préstamo, la referencia y características principales, la cantidad y estado de cada equipo.
Lista de regionales, sedes y edificios donde se encuentran las aulas para préstamo.
Personaliza el calendario de disponibilidad de las aulas durante el semestre, permitiendo bloquear la asignación en algunos rangos de horas y días de la semana.
Opción para que el estudiante o el docente realicen la solicitud de un recurso, de una lista de recursos disponibles, verifica que los recursos estén libres antes de ser reservado por el estudiante, también se cuenta con una opción de confirmación donde el usuario da el visto bueno a la asignación o por el contrario la rechaza.
Permite que los usuarios puedan consultar sus reservas y que también las puedan cancelar con anticipación.
Permite múltiples reservas a una sola persona para cuando un docente reserva un aula todo el semestre.
Plantillas de asignación diaria de recursos, el sistema genera las reservas del día para cada recurso o salón, para que puedan llevar el control los responsables de estas.

Módulo de Administración del Sistema:
Los parámetros del sistema involucran todo aquello que no sea exclusivo de uno de los otros módulos y todo aquello que es de uso general por todos los demás módulos.

Módulo de Seguridad y Auditoría:
El sistema se divide en módulos y estos en vínculos a opciones, cada vinculo representa un “árbol” donde se permite la captura y consulta de la información en grillas y formularios.

Existen tres tipos de usuarios que se pueden administrar independientemente: Usuario Administrativo, Docentes y Estudiantes. Cada uno tiene acceso a su propio portal y está totalmente aislado de los otros, así que no pueden ver algún tipo de información que no les corresponde. El estudiante egresado, continúa utilizando su clave de estudiante y en el caso de grupos de investigación; el investigador principal usa la clave que tiene como docente.

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